メールで添付ファイルを送るときに気をつけていること

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仕事の連絡手段ではメールを最も利用しています。

書類を添付して送るときもメールが便利です。無料ですぐに相手に届くからです。

便利なメールですが、危険も潜んでいるため、添付ファイルをメールで送る際に気をつけていることがあります。

データにはパスワードをつける

メールは便利ですが、ご送信の危険があります。ご送信のリスクを減らすために、データを送るときはパスワードをつけます。

パスワード設定にはzipファイルを使う

ワード、エクセル、パワポだとデータ自体にパスワードをつけることができますが、データを開く際に毎回パスワードを入力しないといけないため不便です。私はzipファイルを利用しています。

zipファイルは受け取った側で一度パスワードを入力して開くと以降はパスワードを入力する必要がありません。

また、zipファイルは、複数のファイルにまとめてパスワードを設定することができる点も便利です。

ワードエクセルパワポには作成者情報が残っている

ワードエクセルパワポのプロパティには自分の名前が残っている可能性があります。

送った人だけが利用するのであれば良いですが、使い回しをされる恐れもあります。

予期せぬ人にデータが渡り、自分名前が漏れることは危険です。

ワードエクセルパワポを送る際には、必ずプロパティから自分の名前を削除します。

【あとがき】

長江俊和さんの「放送禁止」をよんだのですが、怖くて鳥肌が立ちました。本で鳥肌が立ったのはここ最近ありませんでした。

長江さんの他の本もよみはじめています。

【あたらしいこと】

法定調書合計表、償却資産税申告書の電子申告データ作成。